Komunikasi efektif di kantor sangat penting dijalankan untuk memastikan tidak adanya misinformasi. Pada umumnya banyak permasalahan kecil yang akhirnya berlanjut menjadi masalah serius karena kurang terjalinnya komunikasi yang baik dan efektif. Hal yang sama juga terjadi di perusahaan besar. Baik komunikasi antara top-down atau secara vertikal, setiap anggota perusahaan harus dapat meningkatkan kemampuan komunikasi yang efektif di kantor.
Apalagi di era digital dimana komunikasi menjadi salah satu kunci penting. Kemampuan berkomunikasi dengan baik tidak hanya terbatas pada komunikasi verbal, melainkan juga secara non-verbal. Inti dari pembahasan harus dapat dibungkus dan disampaikan secara singkat, padat, dan jelas tanpa mengkompensasikan sopan santun berbahasa. Cara berkomunikasi yang sopan dan efektif juga dapat memberikan citra yang baik bagi perusahaan.
Tidak hanya itu, budaya berkomunikasi di kantor juga dapat mempengaruhi budaya kerja di suatu perusahaan. Misalkan, perusahaan yang struktur organisasinya bersifat horizontal biasanya mengaplikasikan tata bahasa yang lebih formal. Penggunaan tata bahasa ini untuk membiasakan adanya hierarki dalam perusahaan. Sebaliknya, banyak perusahaan di bidang digital yang lebih banyak mengadopsi tata bahasa yang lebih informal walau tetap sopan. Gaya berbahasa ini akan memberikan kesan lebih santai sehingga karyawan pun terdorong untuk berkomunikasi secara terbuka.
Cara Berkomunikasi Lancar Dipengaruhi Faktor Ini
Untuk dapat berkomunikasi dengan baik perlu adanya hubungan yang baik antara anggota perusahaan. Adanya rasa kepercayaan antara satu individu ke individu lainnya akan mempermudah peluang berdiskusi di kantor. Bilamana tidak ada rasa kepercayaan maka untuk berdiskusi dan berkomunikasi menjadi tidak nyaman. Maka dari itu, pengusaha harus dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman agar antara anggota tim dapat menjalin hubungan profesional dengan baik.
Selain itu, agar dapat mencapai komunikasi yang efektif di kantor, pembicara harus dapat fokus menyampaikan inti informasi yang ingin disampaikan. Untuk itu, pembicara harus dapat mengemas informasi secara singkat, jelas, dan padat. Semakin mudah dimengerti maka semakin efektif cara komunikasi pembicara. Namun sayangnya, masih banyak pembicara yang tidak fokus pada inti informasi dan akhirnya pembahasan pun menjadi melantur. Hal ini dapat menyebabkan pendengar kehilangan minat untuk mendengarkan dan tidak menerima inti informasi yang ingin disampaikan.
Adapun, alur informasi juga sangat penting untuk menentukan komunikasi efektif di kantor. Alur yang teratur dapat membantu pendengar untuk tetap fokus mendengar pembicaraan. Dengan adanya penjelasan secara beraturan, maka informasi pun dapat lebih mudah dicerna oleh pendengar. Ditambah, alur pembicaraan juga bermanfaat sebagai pedoman bagi pembicara agar pembahasan tidak lari dari topik dan akhirnya berujung pada misinformasi.
Baca Juga: Promo Virtual Office di Jakarta
Komunikasi Efektif di Kantor dan Dampaknya
Komunikasi efektif di kantor dapat memberikan banyak dampak positif bagi sebuah usaha. Salah satunya adalah dengan meningkatkan kreatifitas. Dengan terjalinnya budaya komunikasi antara satu anggota ke lainnya, maka pertukaran ide akan secara otomatis terjadi. Anggota perusahaan dapat saling berdiskusi untuk mencari inspirasi, sehingga mereka dapat mengetahui secara pasti situasi dalam perusahaan.
Tidak hanya itu, adanya budaya berkomunikasi dengan efektif juga dapat menghindarkan perusahaan dari potensi kerugian. Karyawan perusahaan akan inisiatif untuk memberi tahu atasannya ketika ada indikasi masalah sehingga dapat cepat ditangani. Tanpa adanya budaya komunikasi yang terbuka di perusahaan, karyawan mungkin akan enggan untuk memberi tahu atasannya. Kejadian tersebut dapat berakibat fatal seperti kejadian musibah pengeboran minyak British Petroleum beberapa tahun silam. Kegagalan dalam berkomunikasi mengakibatkan kebakaran hebat dan kematian beberapa karyawan kilang serta kerugian materil yang sangat besar.
Adapun budaya komunikasi efektif di kantor juga dapat meningkatkan kinerja personil kantor menjadi lebih efisien. Contohnya, waktu yang digunakan untuk rapat menjadi lebih singkat tanpa harus mengorbankan inti pembahasan yang ingin disampaikan. Dengan begitu, waktu bekerja dapat digunakan lebih maksimal untuk mendorong pemasukan usaha. Lebih lagi, karena berkomunikasi dengan efektif dapat menghindarkan perusahaan dari masalah maka sebagian besar waktu dapat digunakan untuk mendorong kinerja perusahaan agar dapat menjadi perusahaan besar.
Untuk meningkatkan performa usaha, pastikan anda sudah memilki virtual office! Cari tahu lebih lanjut mengenai virtual office di www.meso.co.id atau hubungi kami di (021) 2789 9919, atau kirimkan pesan kepada live agent kami di nomor Whatsapp 0812 1315 4189.