Data merupakan aset yang sangat berharga bagi setiap perusahaan. Data perusahaan dapat meliputi data karyawan, laporan pembukuan administratif, keuangan dan arsip perusahaan lainnya. Oleh karena itu dibutuhkan ruang penyimpanan yang memadai untuk menyimpan arsip atau data perusahaan. Kantor memiliki peran penting dalam mengelola dan menyimpan data yang diperlukan untuk operasional sehari-hari dan keberlanjutan bisnis. Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan menyebutkan bahwa bukti pembukuan dan juga data pendukung administratif perusahaan wajib disimpan selama kurun waktu 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Itulah mengapa perusahaan membutuhkan ruang kantor yang memadai untuk menyimpan data perusahaan. Lalu, apa saja fungsi utama kantor bagi perusahaan?
1. Pusat Penyimpanan
Kantor berfungsi sebagai pusat penyimpanan data yang terpusat. Artinya, semua informasi penting yang dibutuhkan oleh berbagai departemen dan tim disimpan di satu tempat yang terorganisir dengan baik, dengan tujuan agar memudahkan akses, pengelolaan, dan pemantauan data.
2. Keamanan Data
Kantor bertanggung jawab untuk memastikan bahwa data disimpan dengan aman, terutama dari ancaman fisik. Langkah-langkah keamanan yang biasanya diambil antara lain, melindungi dokumen fisik dari bencana alam, menggunakan sistem keamanan fisik seperti kunci, alarm, dan pengawasan video (CCTV) untuk melindung akses data.
3. Kemudahan Akses Data
Data yang disimpan di kantor harus mudah diakses oleh mereka yang berwenang. Oleh karena itu, kantor harus memiliki sistem pengelolaan data yang baik, misalnya, memungkinkan pencarian dan akses cepat ke file digital, memberikan dokumen fisik, dengan label yang jelas dan terorganisir, mengatur siapa saja yang bisa mengakses informasi tertentu.
4. Manajemen Data Jangka Panjang
Kantor juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan data jangka panjang. Mengutip dari Primadoc dokumen wajib disimpan dalam jangka waktu 10 tahun. Menurut Pasal 5 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, ada beberapa bentuk dokumen keuangan dan administratif yang disimpan selama kurun waktu 10 tahun secara manual atau melalui sistem penyimpanan arsip, beberapa di antaranya seperti:
- Perhitungan laba-rugi tahunan
- Neraca keuangan tahunan perusahaan
- Bukti rekening keuangan milik perusahaan
- Jurnal transaksi keuangan harian perusahaan
- Dokumen lain yang berisi hak dan kewajiban perusahaan
5. Data Untuk Mendukung Operasional
Data yang disimpan di kantor dapat mendukung berbagai aspek pada operasional terutama dalam pengambilan keputusan. Informasi tentang keuangan, sumber daya manusia, pelanggan, dan operasional lainnya digunakan untuk membuat keputusan yang dapat mendukung pertumbuhan dan efisiensi perusahaan.
Itulah beberapa fungsi kantor yang sangat penting terhadap penyimpanan data perusahaan. Perusahaan harus memastikan bahwa data perusahaan terlindungi dan dapat diakses sesuai kebutuhan. Fungsi-fungsi di atas tentunya membantu perusahaan beroperasi dengan lancar dan tetap patuh terhadap hukum. Jadi, pastikan kantor Anda punya sistem penyimpanan data yang baik, ya!
